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Mehr als 1,2 Milliarden Menschen – das ist einer von sieben Menschen auf dem Planeten – verwenden Microsoft Office, eine geb眉ndelte Sammlung von Produktivit盲tssoftware. Erstmals im Jahr 1983 ver枚ffentlicht, hat sich Microsoft Office zum Standard am Arbeitsplatz und in den Schulen entwickelt, und von den Programmen ist Excel einer der am h盲ufigsten verwendeten. Fast jedes Gesch盲ft, dass sich mit irgendeiner Art oder Menge von Daten besch盲ftigt, verwendet Excel als Tabellenkalkulation, von kleinen Unternehmen bis hin zu Fortune 500-Unternehmen. Excel enth盲lt grundlegende Datenbankfunktionen, mit denen Benutzer mathematische Operationen ausf眉hren, Zahlen und Gleichungen anzeigen, Makros zur Automatisierung von Aufgaben erstellen und Funktionen zum Verwalten von Daten bereitstellen k枚nnen. Die meisten Angestellten, die derzeit in der Belegschaft sind, behaupten, Excel zu beherrschen, und ein gro脽er Teil der Weltwirtschaft wird in dieser speziellen Software verwaltet.
Trotz seiner Popularit盲t gibt es Kritiken an Excel. Was aus dem Rumbling unter IT-Profis und Technologieblogs entstand, hat sich k眉rzlich zu wichtigen Wirtschafts- und Technologiepublikationen ausgeweitet, wie Forbes (der vorschl盲gt, Excel sei „die gef盲hrlichste Software auf dem Planeten“), Fortune (dass Excel vorwirft, „die Welt zu ruinieren“ „), und ArsTechnica (der erkl盲rt, Excel sei „der Zerst枚rer der globalen Wirtschaft“). Harte Worte, aber warum die Kritik und was kann getan werden, damit Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Daten vor den Defiziten von Excel sch眉tzen k枚nnen?

NICHT SO EINFACH WIE ES AUSSIEHT

Wenn es m枚glich w盲re, Excel mit einer Fehlerquote von null Prozent zu verwenden, k枚nnte es schwierig sein, mit der N眉tzlichkeit und der Leistungsf盲higkeit des Programms zu argumentieren. Aber selbst der erfahrenste Computerbenutzer macht Fehler, und Excel wurde nicht entwickelt, um Fehler zu vergeben. Audits haben gezeigt, dass fast 90 Prozent aller gro脽en Tabellenkalkulationen (von den Auditoren als Tabellenkalkulation mit mehr als 150 Zeilen definiert) schwerwiegende Fehler enthalten und dass Benutzer eine Wahrscheinlichkeit von 1,79 Prozent haben, einen Fehler pro Zelle zu machen. Diese Statistiken w眉rden darauf hindeuten, dass, wenn eine Tabellenkalkulation zu Zehntausenden von Zellen gro脽 wird, es viele Fehler geben wird … was zu kostspieligen Auswirkungen f眉hrt.
Aber warum werden Benutzerfehler im Vergleich zu anderen Arten von Programmen f眉r Tabellenkalkulationen als gr枚脽er angesehen? Einige Experten beschuldigen die Schnittstelle, die einfach-t盲uschend einfach ist. Auf den Lebensl盲ufen der meisten Menschen, die derzeit in der Belegschaft sind, werden Sie wahrscheinlich Excel als eine ihrer F盲higkeiten aufgelistet finden. Und obwohl es stimmt, dass Excel von fast jedem f眉r einfache Aufgaben verwendet werden kann, endet f眉r die meisten Menschen ihr Wissen 眉ber das Programm mit grundlegenden Dateneingabe. Es braucht Zeit, um Kompetenz mit Excel zu entwickeln und die Lernkurve kann steil sein, da es eine unglaublich komplexe Software ist. Beispielsweise kann jede einzelne Zelle Folgendes enthalten: Betriebswerte, Dokumenteigenschaften, Dateinamen, Blattnamen, Dateipfade, externe Links, Formeln, versteckte Zellen, verschachtelte IFs und Makros; Jede Arbeitsmappe kann ausgeblendete Bl盲tter und „sehr verborgene“ Bl盲tter enthalten (solche, die nicht im Dialogfeld „Ausblenden“ angezeigt werden, w盲hrend ausgeblendete Bl盲tter dies tun). F眉r diejenigen, die sich in die komplexeren Funktionen von Excel wagen, kann der Prozess sehr einsch眉chternd sein. Und sogar f眉r Benutzer, die nur grundlegende Dateneingabe versuchen, ist es leicht, unbeabsichtigt in Formeln und Gleichungen mit einem falschen Mausklick stecken zu bleiben.
Die Verwendung von Excel ist dem Kochen sehr 盲hnlich – die durchschnittliche Person kann einige Zutaten zusammengeben und am Ende mit einer (meist) essbaren Mahlzeit enden. Aber echte kulinarische Kunst beinhaltet Ausbildung in Lebensmittelwissenschaft und -technologie, und es gibt einen merklichen Unterschied in der Leistung eines gelegentlichen Wochenendkochs gegen einen ausgebildeten Koch.

M脺LL REIN, M脺LL RAUS

Erschwerend kommt hinzu, dass in Excel kein automatischer Selbst眉berpr眉fungsprozess stattfindet. Benutzer m眉ssen ihre eigenen Tests erstellen, um nach Fehlern in ihrer Tabelle zu suchen. W盲hrend Online-Lernprogramme dazu zur Verf眉gung stehen, ist es nicht praktisch, zu erwarten, dass jeder Excel-Benutzer sie ausfindig macht und sie korrekt implementiert. Leider macht Excel das, was in der Branche als GIGO- „Garbage In, Garbage Out“ bezeichnet wird – was bedeutet, dass es die eingegebenen Aufgaben ausf眉hrt, ob sie korrekt sind oder nicht.
Mehrere gro脽e Unternehmen haben gelernt, dass die Verwendung eines Tabellenkalkulationsprogramms, das sich selbst nicht 眉berpr眉ft, katastrophale Folgen haben kann. Im Jahr 2012 erlitt JP Morgan Chase einen Handelsverlust von 6,2 Milliarden US-Dollar, der letztendlich auf einen quantitativen Analysten in London zur眉ckgef眉hrt wurde, der Daten manuell von einer Excel-Tabelle in eine andere kopieren und einf眉gen musste. Die zweite Tabelle, ein VaR-Modell (Value at Risk), das helfen sollte
JP Morgan Chase legt die Risiken und Chancen des Handels fest und hatte einen Fehler, der dazu f眉hrte, dass die Risikoverantwortlichen der Bank glaubten, dass Kreditderivate-Wetten halb so riskant waren wie sie tats盲chlich waren. Dieses Debakel, bekannt als „London Whale“, kostete die Bank Milliarden von Dollar und brachte sie auf internationaler Ebene in Verlegenheit.
JP Morgan Chases Erfahrung zeigt eine weitere Schw盲che von Excel auf: das Fehlen einer automatischen Daten眉bertragung 眉ber Datens盲tze hinweg. Excel erfordert eine manuelle Dateneingabe, die Benutzer zum Ausschneiden und Einf眉gen von Informationen ermutigt. Dies 枚ffnet die T眉r nicht nur f眉r Fehler, sondern auch f眉r eine unkontrollierte Verbindung und Spirale. Die Abh盲ngigkeit von Excel von benutzerdefinierten Formeln und Formatierungen schafft auch viele M枚glichkeiten f眉r Fehler. Es ist beunruhigend, an einen einfachen Benutzerfehler zu denken, der solch ein Chaos verursacht, und es passiert h盲ufig auf allen Ebenen des Gesch盲fts in praktisch jeder Branche. Zum Beispiel ist Excel in der Baubranche f眉r Job-Kosten, Sch盲tzung, Buchhaltung und andere Aufgaben, die einen tiefgreifenden Einfluss auf das Endergebnis eines Unternehmens haben, unerl盲sslich.

TABELLENKALKULATIONEN IN DER 脛RA DER ZUSAMMENARBEIT

Bei Tabellenkalkulationen handelt es sich h盲ufig um unternehmens眉bergreifende Zusammenarbeit. Ohne die M枚glichkeit, 脛nderungen in Excel zu verfolgen, k枚nnen Benutzer versehentlich doppelte oder fehlerhafte Daten einf眉gen, ohne dass andere Benutzer dies wissen. Es ist ein so h盲ufiges Problem, dass die Tech-Industrie den Begriff „Duell-Tabellenkalkulation“ gepr盲gt hat, um auf mehrere nicht 眉bereinstimmende Versionen derselben Tabelle zu verweisen. Dar眉ber hinaus macht es das Fehlen eines Pr眉fprotokolls aus Versehen alarmierend leicht, 眉ber eine Zelle zu tippen und sie nie zu erkennen.
Obwohl es wie eine Datenbank aussieht, funktioniert Excel nicht auf die gleiche Weise und kann aufgrund seiner Gr枚脽enbeschr盲nkung und seines Designs nicht so viele Informationen wie eine Datenbank oder eine dedizierte Projektmanagement-Plattform verarbeiten. Excel neigt dazu, drastisch zu verlangsamen, wenn Daten 眉berlastet sind. Dar眉ber hinaus kann die strikte Begrenzung der Anzahl der Zellen, die Sie in einer Excel-Tabelle erstellen k枚nnen, zu Datenverlusten f眉hren, wenn Sie versuchen, mehr einzugeben, als das Dokument verarbeiten kann.
Ein Mangel an Sicherheit ist eine weitere schwarze Markierung gegen Excel, die ihre Daten wegen eines inh盲renten Mangels an Kontrollen dar眉ber, wer Zellen bearbeiten kann, sowie wegen der Leichtigkeit, mit der sie unauff盲llig die Formeln, Werte oder Abh盲ngigkeiten 盲ndern k枚nnen, auf Betrugsm枚glichkeit hin 枚ffnet. Wie jede Software wird Excel gelegentlich mit Schwachstellen ver枚ffentlicht, die erst bemerkt werden, wenn sie von Hackern ausgenutzt werden. Erst im Dezember 2014 konnten Angreifer aufgrund einer Sicherheitsl眉cke in Excel dieselben Benutzerrechte erhalten wie die Person, die die Tabelle zu diesem Zeitpunkt verwendete. Wenn diese Person mit Administratorrechten angemeldet war, konnte ein Hacker Programme installieren. Anzeigen, 脛ndern oder L枚schen von Daten; oder erstellen Sie neue Konten mit vollen Benutzerrechten. W盲hrend Microsoft sein Bestes tut, um diese Sicherheitsanf盲lligkeiten zu patchen, k枚nnte der Schaden f眉r eine Einzelperson oder ein Unternehmen bereits angerichtet sein.

WENN NICHT, DANN WAS?

Wenn Sie anfangen, 眉ber Excel f眉r Ihr Unternehmen zu denken, keine Sorge, es gibt viele Alternativen da drau脽en und sogar Software, die spezifisch f眉r die Bauindustrie ist. Konstruktionssoftware mit mobilen Anwendungen hilft Unternehmen, die Vorteile von Tabellenkalkulationen beizubehalten und gleichzeitig die Probleme zu beseitigen. Diese neuen L枚sungen bieten eine verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation mit unbegrenztem Speicherplatz, erstklassiger Sicherheit sowie rollenbasierten Berechtigungsstufen und Versionskontrollen.
Am wichtigsten ist jedoch, dass Konstruktionssoftwareanwendungen im Gegensatz zu Excel Benutzern erm枚glichen, effektiv an der Projektdokumentation mitzuarbeiten. Mit Excel m眉ssen Benutzer das Dokument aktualisieren, sie mit einem Datum oder einer Versionsnummer speichern und f眉r die n盲chste Person zur眉ckgeben, die dasselbe tut – sehr ineffizient und fehleranf盲llig. Mit Construction Project Management Software haben alle Mitwirkenden sofortigen Zugriff auf das Dokument und wenn sie 脛nderungen vornehmen, werden alle Parteien in Echtzeit benachrichtigt und k枚nnen entsprechend reagieren. Es ist nicht notwendig, die neueste Version zu speichern und neu zu verteilen – sie ist bereits in der Software f眉r alle sichtbar.
Ein Begriff, der dem durchschnittlichen Computerbenutzer bekannt geworden ist, ist Software-as-a-Service oder SaaS. Die M枚glichkeit, Software zu kaufen, die in der Cloud gehostet wird und auf Abruf genutzt werden kann, hat Unternehmen, die zuvor gezwungen waren, physische Kopien von Softwareprogrammen zu beschaffen und zu installieren, gro脽e Vorteile gebracht. Der n盲chste Begriff, der Teil des Vokabulars fast aller Menschen werden kann, ist Platform-as-a-Service oder PaaS. Eine Computer- „Plattform“ ist ein zugrunde liegendes System, das die Ausf眉hrung einzelner Anwendungen oder Programme unterst眉tzt. Wie Plattformen in der gebauten Umgebung stellen diese metaphorischen Plattformen eine Basisstruktur oder ein Ger眉st bereit, an die sich mehrere Komponenten anh盲ngen k枚nnen. PaaS beschreibt dann eine Kategorie von Cloud-Diensten, in denen der Dienstanbieter die Lieferung mehrerer verwandter Anwendungen auf fast jedem gew枚hnlichen mobilen Ger盲t erm枚glicht. Das ultimative Versprechen von PaaS ist, dass alle relevanten Daten – egal wie spezialisiert sie sind oder wie sie formatiert sind – von Programm zu Programm flie脽en, wo immer sie ben枚tigt werden.
Viele Unternehmen erfinden sich neu, um mehr zu sein als Softwareanbieter – sie werden zu Plattformanbietern. Dies bedeutet f眉r den Anfang, dass sie den Weg f眉r den Erfolg ihrer Kunden geebnet haben, indem sie ihre eigenen Programme mit anderen g盲ngigen Programmen in der Branche, wie Buchhaltungssoftware und Sch盲tzsoftware, integriert haben. Einige Unternehmen bieten sogar Open-Source-Anwendungsprogrammschnittstellen (APIs) an, die es externen Softwareentwicklern erm枚glichen, neue und n眉tzliche Werkzeuge f眉r das vorhandene Programm zu entwickeln.

WONACH MAN IN EINER ALTERNATIVE SUCHEN SOLLTE

Achten Sie bei der Auswahl einer Baumanagementsoftware auf folgende Funktionen:

• Unbegrenzter Speicherplatz in einem Programm, das beim Hinzuf眉gen vieler Daten nicht langsamer wird
• Kollaborative Funktionen, die es mehreren Benutzern erm枚glichen, an demselben Dokument zu arbeiten, ohne das Risiko doppelter Eintr盲ge oder duellierter Tabellenkalkulationen.
• Ein 脺berwachungssystem, mit dem Sie 脛nderungen verfolgen k枚nnen 鈥� Einfache Erstellung und Export von Berichten
• Integration mit anderer Software
• Automatische Synchronisierung von Daten
• Sicherheitsprotokolle, z.B. sichere Client-Login-Portale, Datensicherheit und Berechtigungsstufen, um zu verhindern, dass die falsche Person Ihre Daten bearbeitet, und Zwei-Faktor-Authentifizierung

J眉ngste technologische Entwicklungen machen die Interoperabilit盲t zwischen Programmen zu einem Niveau, das in den Tagen, als Excel erstellt wurde, noch nie vorgekommen war. Softwareanbieter passen ihr Angebot entsprechend an, mit Programmen und Services, die Unternehmen dabei unterst眉tzen, kostspielige Fehler zu vermeiden und Zeit und Geld zu sparen. Es k枚nnte daher an der Zeit sein, dass Ihr Unternehmen eine neue Generation von Software einf眉hrt … und Excel die T眉r zeigt!