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Eine dreiw枚chige Vorausplanung (auch bekannt als 3-6-Wochen-Planung) sollte integraler Bestandteil eines jeden Bauprojekts sein, unabh盲ngig von seiner Art oder Gr枚脽e. Die Hauptfunktion einer solchen Planung besteht darin, die Teams bei der Vorbereitung der Ziele und Aktivit盲ten des Projekts f眉r die n盲chsten drei bis sechs Wochen zu unterst眉tzen.

Mit anderen Worten, sie erm枚glicht es den Projektmitarbeitern, ein gutes Verst盲ndnis daf眉r zu bekommen, welche Materialien als N盲chstes bestellt werden m眉ssen, welche Aufgaben erledigt und/oder 眉berpr眉ft werden sollten und ob es Nichtkonformit盲ten gibt, die zu beachten sind. Jede dieser Aktionen ist f眉r sich genommen ein eigenst盲ndiger Arbeitsablauf, der sorgf盲ltig mit dem Masterplan verkn眉pft werden muss, damit alles reibungslos abl盲uft.聽

Vorausschauende Pl盲ne sind untrennbar mit dem Masterplan verkn眉pft und jede 脛nderung kann direkten Einfluss auf den Fortschritt des gesamten Projekts haben.

So kann zum Beispiel die kleinste Verz枚gerung bei einer einzelnen Aktivit盲t auf der Baustelle dazu f眉hren, dass Subunternehmer Wochen auf der Baustelle verbringen, ohne die ihnen zugewiesenen Arbeiten ausf眉hren zu k枚nnen. Auf diese Weise kann es zu ernsthaften Verz枚gerungen kommen, die Rechtsstreitigkeiten und Budget眉berschreitungen mit sich ziehen k枚nnen.

Aus diesem Grund ist eine nahtlose Zusammenarbeit 眉ber die gesamte Lieferkette hinweg unerl盲sslich. Alle Beteiligten m眉ssen in der Lage sein, sich in Echtzeit auszutauschen und auf genaue Daten zu verlassen, um schnell intelligente Entscheidungen treffen zu k枚nnen.

Um das zu erreichen, ben枚tigen alle Mitarbeiter Zugang zu einem Live-Programm und den richtigen Tools. Und genau hier f盲ngt f眉r viele Projektmanager und -leiter das Problem an.

Um etwas Licht ins Dunkel dar眉ber zu bringen, wie Projektteams ihre Vorausplanung auf Kurs halten k枚nnen, stellen wir Ihnen im Folgenden drei entscheidende Fragen vor, die alle Projektmanager ber眉cksichtigen m眉ssen, um den erfolgreichen Abschluss eines Projekts zu garantieren.

3 wichtige Fragen, die sich alle Projektmanager stellen sollten聽

Die Digitalisierung Ihrer Systeme und Prozesse allein ist kein Allheilmittel f眉r alle Ihre Probleme. Es gibt bestimmte Schritte, die unternommen und bestimmte Fragen, die gestellt werden m眉ssen, damit Sie zuk眉nftig Verz枚gerungen besser bew盲ltigen, Fehler vermeiden und weniger Zeit f眉r kostspielige Verwaltungsaufgaben verschwenden. Im Folgenden finden Sie drei Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie mit der Arbeit an Ihrer Vorausplanung beginnen:聽

Kann ich weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben verschwenden?

Viele Arbeiter in der Baubranche verschwenden fast 40 % ihrer Zeit damit, Aktualisierungen nachzujagen, unendlich viele Berichte zu erstellen und an endlosen Meetings teilzunehmen. Das Schlimmste daran ist, dass sie zu glauben scheinen, dass dies Teil des Jobs ist.

Eigentlich sollte es jedoch ganz anders sein. Sie sollten Ihre Zeit nicht damit verbringen, Berichte zu erstellen, die ganz einfach automatisch erstellt werden k枚nnten oder mehrere Quellen nach wichtigen Informationen zu durchsuchen, anstatt eine einzige und stets aktualisierte Datenquelle zu nutzen.

Hinzu kommen die endlosen Meetings, die oft l盲nger als n枚tig dauern, nur weil viele der Teilnehmer keinen Zugriff auf die n枚tigen Projektinformationen haben. So entsteht Misstrauen innerhalb der Teams und die Kultur der Schuldzuweisungen in der gesamten Lieferkette wird verst盲rkt.

Unter solchen Umst盲nden wird Mikromanagement zu einem Teil der t盲glichen Realit盲t, was zu noch mehr Verwaltungsarbeit und schlechten Beziehungen zwischen allen Beteiligten f眉hrt.

Wenn Sie das n盲chste Mal einen vorausschauenden Plan ausarbeiten, sollten Sie sich deshalb folgende Frage stellen: Kann ich weniger Zeit f眉r meine administrativen Aufgaben verschwenden? Die Antwort auf diese Frage wird h枚chstwahrscheinlich „ja“ lauten und den Weg f眉r eine neue Art der Arbeit und Verwaltung Ihrer Projekte ebnen. Schlie脽lich arbeiten Sie nicht in der Baubranche, um den ganzen Tag in Meetings zu verbringen, sondern um der Gesellschaft etwas zur眉ckzugeben.聽聽聽聽聽聽

Wurden meine Tools speziell f眉r die Baubranche entwickelt?

Das ist die zweite Frage, die Sie sich stellen m眉ssen, wenn Sie die Produktivit盲t Ihrer Projekte steigern und eine erfolgreiche Umsetzung Ihrer Vorausplanung garantieren wollen.聽

Projektleiter neigen oft dazu zu glauben, dass die Tools, die sie verwenden, perfekt auf ihre Bed眉rfnisse zugeschnitten und daf眉r gemacht sind, mit verschiedenen Interessengruppen an einem Projekt zusammenzuarbeiten. Meistens sieht die Wahrheit jedoch ganz anders aus.

Insbesondere, wenn es sich um Tools wie WhatsApp, E-Mails oder Excel handelt, die nicht speziell f眉r die Baubranche entwickelt wurden. Solche Tools m枚gen f眉r den pers枚nlichen Gebrauch sehr n眉tzlich sein, aber nicht f眉r die Baubranche. Betrachten wir diese Tools aus einem analytischen Blickwinkel:

• Sie werden nicht in Echtzeit aktualisiert, wodurch oft mit veralteten Informationen gearbeitet wird.
• Die durch das Tool kommunizierten Daten sind nicht mit dem Masterplan verkn眉pft. Mit anderen Worten: Die Daten sind statisch.
• Die Informationen sind 眉ber viele verschiedene Plattformen verstreut, was den Berichterstattungsprozess zu einem Albtraum macht.
• Sie sind nicht dazu gedacht, internen und externen Interessengruppen eine Zusammenarbeit zu erm枚glichen, wodurch nicht alle Teams auf der Baustelle in Kontakt stehen k枚nnen.

Es wird deutlich, dass die Verwendung von falschen Tools Ihre Vorausplanung erheblich beeintr盲chtigen kann. Ihre Teams erhalten keinen Echtzeit-Einblick in das Projekt und es gibt keine Klarheit dar眉ber, wer f眉r was verantwortlich ist. So kommt es zu einem langsamen und dysfunktionalen Entscheidungsfindungsprozess.

Denken Sie also beim n盲chsten Mal sorgf盲ltig 眉ber diese Frage nach. Andernfalls k枚nnen Sie schneller als gedacht die Kontrolle 眉ber Ihr eigenes Projekt verlieren.

Kann ich mehr standardisieren?

Die n盲chste gro脽e Frage ist die nach der Standardisierung. Sie denken vielleicht, dass sich alle Bauprojekte in Zweck und Gr枚脽e unterscheiden, sodass eine Standardisierung nicht immer eine Option ist. Das ist so aber nicht ganz richtig.

80 % des Bauprozesses ist immer gleich, unabh盲ngig von der Art des Projekts. Daher ist die Standardisierung Ihrer Planung, Zusammenarbeit und Bauprozesse eine sinnvolle Option. Noch wichtiger ist, dass dadurch viel Druck von Ihnen genommen wird und Sie kritischen Problemen vorbeugen oder sie in einem fr眉hen Stadium erkennen k枚nnen.

Gerade weil es auf der Baustelle eine hohe Anzahl von Subunternehmern und verschiedenen externen Arbeitern gibt, ist es besonders wichtig, dass jeder einem klar definierten Workflow folgt.聽

Nat眉rlich ist die Einf眉hrung eines neuen Systems und Prozesses in dieser Phase eine gro脽e Herausforderung, aber das ist kein Grund aufzugeben. Wenn Ihre Teams mit einem Smartphone und Online-Banking umgehen k枚nnen, dann sollten sie auch in der Lage sein, ein digitales Tool zu bedienen, das ihre Arbeitsweise strukturiert und Frustrationen minimiert. Zuerst m眉ssen sie aber den Mehrwert eines solchen Tools verstehen, damit sie sich von ihren alten Gewohnheiten losrei脽en. Und hier kommt die Frage 鈥淜ann ich mehr standardisieren?鈥� ins Spiel. Standardisieren Sie nicht der Technologie zuliebe, sondern Ihres Teams zuliebe, damit Sie Ihre vorausschauende Planung und somit Ihr gesamtes Projekt absichern k枚nnen.

Ihre Tools sollten mehr als nur 鈥済anz gut鈥� sein

Wenn Sie sich die drei oben genannten Fragen gestellt haben, sind Sie der Konkurrenz bereits einen Schritt voraus. Doch das ist erst der Anfang. 鈥淕anz gut鈥� zu sein sollte nicht Ihr Ziel sein.

Mit einem 鈥済anz guten鈥� Tool wie WhatsApp oder Excel werden Sie Ihre Projekte auch abschlie脽en k枚nnen. Dabei werden jedoch die wahren Kosten, die damit einhergehen, noch nicht ber眉cksichtigt, denn auf lange Sicht kann sich dies als eine ziemlich kostspielige Entscheidung erweisen.

Im Folgenden finden Sie deshalb einige Tipps, die Sie bei der Suche nach einem passenden Tool f眉r Ihre Vorausplanung ber眉cksichtigen sollten:聽

• Das Tool sollte eine nahtlose Zusammenarbeit erm枚glichen und alle Projektaktualisierungen in Echtzeit mit dem Gesamtplan synchronisieren.
• Das Tool sollte mit einer einzigen Informationsquelle arbeiten, damit alle immer auf dem neuesten Stand sind und Berichterstattungsprozesse automatisiert werden k枚nnen.
• Das Tool sollte einen detaillierten und stets aktuellen Audit-Trail bieten, der es allen Projektbeteiligten erm枚glicht, zu sehen, was in der Vergangenheit geschehen ist. Das kann Sie auch vor Rechtsstreitigkeiten sch眉tzen, die den Fortschritt Ihres Projekts gef盲hrden k枚nnten.
• Alle Anwendungen sollten 眉ber die gleiche Plattform verlinkt sein. H枚ren Sie auf, f眉r Berichte von Baustelle zu Baustelle zu rennen.
• Das Tool sollte benutzerfreundlich sein, um eine schnelle Annahme zu f枚rdern
• Und nicht zuletzt sollte das Tool bauspezifisch sein. W盲hlen Sie Tools, die mit der Baubranche im Hinterkopf entwickelt wurden.

All dies sind nur einige der Parameter, die Sie ber眉cksichtigen m眉ssen. Um Ihnen dabei zu helfen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Kommunikation rund um Ihre Vorausplanung zu verbessern, haben wir einen detaillierten Leitfaden entwickelt, der erkl盲rt, wie Sie Ihre Projekte budget- und termingerecht abschlie脽en k枚nnen.

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